A tecnologia de videoconferência já está presente na maioria das organizações, empresas e instituições, seja através de sistemas "high-end" de telepresença, ou simples e baratas webcams. A empresa de pesquisas americana, Infonetics Research, prevê que as empresas vão gastar US $ 5 bilhões em videoconferência e telepresença nos próximos 4 anos. Se você ainda não está utilizando conferências de vídeo agora, com certeza irá num futuro bem próximo.
Entretanto, utilizar este tipo de reunião, seja no trabalho, de casa ou na estrada, pode ser um pouco desafiador. Aqui estão algumas dicas:
Configurações de largura de banda e vídeo.
Na melhor das hipóteses, o vídeo pode aumentar a colaboração entre os membros da equipe e manter o foco do assunto tratado de todos os envolvidos. Na pior das hipóteses, ele pode ser uma distração, devido à latência (atraso na imagem que faz você se sentir como se estivesse assistindo a um filme antigo, onde a voz da pessoa não está em sincronia com os lábios) ou imagens fragmentadas. Verifique se você está tecnicamente habilitado para executar uma vídeo-conferência e sempre testar o equipamento antes de começar.
Ângulo da câmera.
Não há nada mais bizarro que ficar olhando a careca do seu interlocutor , ou ficar observando o seu nariz por 60 minutos. Isto também é desconcertante se você estiver confiando na webcam embutida no seu laptop. O ângulo da tela pode ser confortável para você visualizar o conteúdo, mas a camera poderá estar virada muito para baixo, mostrando apenas a sua linda gravata, ou você estará mostrando o teto do ambiente. Mais uma vez, verifique a imagem antes de transmitir.
Iluminação.
Existem algumas vídeo conferências em que alguns participantes parecem estar em um dia escuro e nublado em Londres, enquanto em outras estejam num dia ensolarado, no Caribe. Nenhuma das duas situações é ideal para uma boa reunião. Ajuste sua iluminação conforme necessário ou possível para garantir que os outros participantes possam vê-lo claramente.
Background (fundo).
A resolução, mesmo nas webcams mais baratas está ficando cada dia melhor. Isso significa participantes poderão ver claramente o que está na parede ou prateleira atrás de você. Mantenha o clima profissional e remova objetos que pareçam muito pessoais, como a foto do seu cachorro ou alguma coisa que possa distrair a atenção.
Planos de contingência.
Antecipar os problemas comuns que ocorrem ao longo do tempo. O que acontece quando os outros não podem lhe ver? Se você não tem acesso a um help desk de TI, pense em como as coisas podem dar errado e o que você vai fazer para contorná-la.
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